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如何策划一场成功的会议？
会前准备
1.会议的目的。
明确会议主题、内容及目的：主题是否符合市场及行业的需求；内容是否丰满充实；要明确会议的形式，是为了交流学术还是产品发布亦或是其他。
无论什么形式的会议，会议的输入和输入只有三种，信息，决议和任务。信息是向外界共享的内容，以保持相关人员的信息同步，同步信息包含向上的汇报和向下的传达。决议是指多个主体根据表决原则做出的决定。
当一个项目面临双项或多种选择时，我们就需要在会议中向上级或者组织会议进行判断并正式地确定发展方向。
任务，是推动项目向前发展的行动，在会议或其他沟通渠道，由上至下或由下至上的布置工作并跟踪，那由上至下的方式比较容易理解，但由下至上也可以布置任务吗？当然，只不过措辞不同，由下至上的任务推动一般称为获取高层的支持，但实质上，支持本身就是一项任务，需要具体的行动。
综上所述，会议的目的就是分享信息，获得决议并向上向下委派任务。
2.会议的参与人员。
根据会议内容的不同需要邀请不同的人，周期性会议往往有固定的参加人员，专项讨论会以非周期性的为多，每次发出参会邀请时，务必检查会议需要的各方都有代表被邀请。首要协调重要的出席者是否有时间出席会议，其他相关方被邀请的人若不能出席，要求其内部指派替代者出席会议。
某些比较正式或隆重的会议需要对参会者的着装进行要求和限制，在吃饭时间组织的会议需要提供餐食，考虑与会人员的口味、忌口或宗教信仰因素，项目的及时性很重要，不要期望准备的会议。
3.确定会议的形式。会议的形式有很多种，面对面，视频会议，电话会议等等，这个之前在如何管理项目信息系统的章节里有提到，会议属于准确性高，及时性较差，透明度较高的形式。所以要想规避掉面对面会议及时性差的问题就要对会议提前做好计划，越大型的会议就要越早的开始策划和准备，难达成的是会议的时间。
4.确定活动流程:流程是活动的干货，以怎样的形式开场，领导致辞应注意什么，安排怎样的节目，游戏和环节如何操作，工作人员怎样配合…每个环节都要充分考虑、细细筹划。
5.前期宣传：
（1）制作会议H5邀请函，经营销总监和总经理审核通过后，由各营销人员利用朋友圈、微信群等社交工具转发；
（2）撰写微信宣传软文，在会议前一周开始作为连续推送；
（3）在互动吧、活动家等活动发布网站、大型行业论坛、贴吧等平台发布相关信息和软文。会中执行通过3D互动墙、摇一摇红包、滚动、微信上墙等各种互动游戏，为主办方或演讲者加分，增添活动亮点。
会后总结
（1）后续报道：营销管理服务部根据会议视频、录音及图片资料，整理并撰写相关宣传报道稿件，通过微信、网站等平台进行传播，大限度达到品牌宣传的目的；
（2）会后客户跟进：会后各营销人员要及时跟进和维护客户，好能达到签单的目的。会议结束后，各主要参会人员针对会议在准备、宣传、进行、报道与跟进等阶段存在的不足之处提出意见和建议，由营销管理服务部负责整理和改进，为今后的会议提供借鉴。
附：
大会的日程表：（仅供参考）
1.到会人签到，发会议资料。
2.主持人介绍到会嘉宾、会议主题，表示欢迎，公司领导讲话。
3.供应商客户代表发言。
4.受表彰者发言。
5.政府领导讲话。
6.到会人员合影。
7.安排具体业务活动〈如，对口部门业务洽谈、交流〉。
8.宴请。
9.如有可能，安排一些轻松的联谊活动。
一场成功的会议，关于氛围的细节把控是必不可少的，下面让我们以产品发布会为例，看看都需要做些什么提高会议的氛围：
1、注重仪式感
生活需要仪式感，品牌亦是如此。视觉符号、个性鲜明的品牌形象、传奇的故事，这些足以让消费者对你印象深刻，但是人们仍然需要的仪式感来长期强化信仰。对于品牌而言，新品发布会无疑是进行仪式，强化品牌信仰的时刻。试想下：某一天，你收到一封精美的电子邀请函，受邀参加一场新品发布会。当你步入现场的那一刻，你看到硕大的梯台，敞亮的灯光，如剧院一般的舞台效果，大屏幕上投放着震撼人心的演绎视频和图文，台上的智者西装革履、激扬宣讲，台下的粉丝人山人海、屏息聆听。你感受到了震撼，甚至有些神圣，感觉到那一天与其他日子不同，那一刻与其他时刻不同，台上的品牌自此深刻心底，难以忘怀。这种仪式感建立成功的代表，即是苹果公司。
2、强化参与感
现如今，发布会的主角早已不仅仅是品牌，更是品牌背后默默支持的每一位粉丝和消费者。不与受众人群深入互动的新品发布会，往往会变成一种传统推广仪式，新品理念很难深入人心，但如果能激发核心用户的参与感和惊喜感，他们会非常积极的免费帮你传播和分享。借助于平台直播，实时官微活动，现场互动等方式，用户不再是台下、屏幕外的看客，他们可以深入体验、参与、享受新品发布会所带来的乐趣，
3、体现感
举办一场成功的发布会是一件细致而繁琐的事情，大到主题策划，小到给台上嘉宾递话筒，每一个细节都是对主办方的考验，稍不留神就可能给发布会留下难以磨灭的遗憾。把细节做到，才能让受众的体验效果达到佳。
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